企業(yè)為什么要實行表格管理?表格管理比文字描述更有效,用一套表格系統(tǒng)代替復(fù)雜難懂的公司制度,管理才會更順暢。表格可以讓工作和成果留下痕跡,讓管理有事實依據(jù),讓員工的工作狀態(tài)和任務(wù)職責簡明可控,讓績效有據(jù)可查。
《高效管理的執(zhí)行術(shù)》通過工作標準、工作流程、工作臺賬、執(zhí)行制度、監(jiān)督執(zhí)行、考核執(zhí)行等幾個方面,幫助企業(yè)建立規(guī)范化的表格管理體系,讓戰(zhàn)略落地,讓執(zhí)行到位,讓結(jié)果說話。本書適合企業(yè)各級管理人士閱讀使用。
1、一部系統(tǒng)講述表格管理的實務(wù)工具書
2、一套管理表格,幫你規(guī)范企業(yè)管理,提升團隊執(zhí)行力
3、表格,讓管理更簡單,人人都高效
4、附贈400多張表格管理工具,簡單修改、拿來即用
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用表格走流程:管人抓節(jié)點,管事抓進度
1.造物之前先造人,造人必定有流程
俗話說“十年樹木,百年育人”,同樣的道理,經(jīng)營企業(yè)也是要有“造物之前先造人”的理念。企業(yè)固然是以創(chuàng)造財富為最終目的,但創(chuàng)造財富之前的首要任務(wù)是培養(yǎng)人才,只有培養(yǎng)了適合企業(yè)的人才,企業(yè)才能發(fā)展壯大。
但是,很多中小企業(yè)對人才的培養(yǎng)往往是力不從心,沒有強大的人力、物力、財力支持做后盾,培養(yǎng)自己的人才只能是空談。當然,企業(yè)對人才的培養(yǎng),除了用常規(guī)的方法之外,還可以用一套完善的流程,利用工具化的表格來做到。
華為總裁任正非說過這樣一句話:“一個新員工,看懂模板,會按模板來做,就已經(jīng)標準化、職業(yè)化了。你三個月就掌握的東西,是前人摸索幾年、幾十年才形成的,你不必再去摸索!绷鞒炭梢詫⒁粋硬件條件不足、缺乏工作經(jīng)的新人在很短的時間內(nèi)成長為企業(yè)的“標準員工”,相比通過長期的培養(yǎng)付出的人力和財力,流程這一“造人”方式可以說簡單高效、成本低廉。
一位企業(yè)的董事長這樣說過:“我不需要聰明取巧的人,我只需要能把流程做到位的人!币粋企業(yè),即使所有部門的員工都是精英,但是流程設(shè)計有漏洞,很容易導(dǎo)致各個部門互相扯皮、推卸責任的現(xiàn)象;反之,如果企業(yè)各個部門按照一個完善的流程執(zhí)行,問題一發(fā)生就能找到相應(yīng)的部門,層層追責,步步改善,同樣的現(xiàn)象就不會再發(fā)生了。
在現(xiàn)實企業(yè)中,很多員工往往會忽視流程的重要性,帶著滿腔熱血,一心一意要為公司做出成績,但是最終反而給企業(yè)帶來了很大的損失。
有一家公司的銷售員剛剛簽訂了一個大訂單,由于客戶要求緊急發(fā)貨,銷售員就直接向銷售經(jīng)理匯報,請求盡快發(fā)貨。而正為訂單任務(wù)發(fā)愁的銷售經(jīng)理一接到下屬報告的消息,欣喜萬分,直接向總經(jīng)理報告情況,總經(jīng)理聽到銷售部門的喜訊立刻下令訂單部門跟進。接到訂單通知的訂單部門原本要按照流程,必須接到信用審查合格通知后才能發(fā)貨,但迫于總經(jīng)理的壓力,最后也就省略了這個程序,直接將產(chǎn)品發(fā)售出去。
不料,訂單發(fā)出后,貨款卻沒有按期入賬,這下子生產(chǎn)、銷售、訂單等部門都開始著急了,負責訂單的銷售員立刻親自趕到客戶的工廠調(diào)查,這才發(fā)現(xiàn),這個大客戶其實就是一家瀕臨破產(chǎn)的公司,連銀行貸款都無法償還。
誰也沒有料到,原本可以完全避免的風險,卻因為銷售部門和訂單部門只考慮效率,忽視流程,最終給公司帶來巨大的損失。
這個案例,就是流程的另一個作用,讓員工職業(yè)化,提升員工的素養(yǎng),而不是僅僅為了業(yè)績來破壞流程。做事做到位,這是流程對人的基本要求,這也是為什么新人可以在一個流程完善的企業(yè)快速成長的原因。
所以說,企業(yè)一定要把流程分配到每一位員工手中,在每個員工之間、部門之間達成“遵守流程”、“執(zhí)行流程”、“維護流程”的共識,這樣才能讓“流程憲法”在企業(yè)內(nèi)部暢通無阻。
員工能否被流程訓(xùn)練成一個高素養(yǎng)的職業(yè)化人才,還需要借助一個重要的工具——表格。表格看似簡單的條框與色塊組合,但卻是企業(yè)流程中最好的布局和定位,簡單說就是“各司其職”,這對企業(yè)內(nèi)部運營來說,是最理想不過了。就拿“例會”來舉例吧。
例會流程是最能看出企業(yè)效率的一個環(huán)節(jié),例會時間長并不代表效率高,參會人討論激烈并不代表就有可行性意見生出。三言兩語就能講清楚的會議內(nèi)容卻被拖延三個小時,一人發(fā)言多人表決就能達成共識卻演變成菜市場一樣的討論會,這樣的企業(yè)效率即使是再有熱情的員工也會一聽開會就頭疼的。
例會要走流程,走流程就要有“表”可依,這樣的流程才能在時間、任務(wù)、成本、崗位安排上達到最優(yōu)組合,讓流程表更加具有指導(dǎo)性和操作性,避免造成人員冗雜、任務(wù)懈怠、目標不明等現(xiàn)象,讓所有的員工都把例會當作真正的任務(wù)和目的來執(zhí)行,而不僅僅是怠工的借口——“我在開會”最終演變成一種“走過場”的形式。
狄振鵬,工商管理博士,資深執(zhí)行力專家,中國式績效薪酬一人,GSC績效管理創(chuàng)始人,高級企業(yè)管理顧問,中國科學(xué)院特聘研究員,香港光華管理學(xué)院副院長,嘉興精益管理研究院副院長,工業(yè)品營銷研究院合伙人,蘇州海華集團副總裁,振鵬文化集團董事長,振鵬專家團首席顧問。歷任外資企業(yè)高級經(jīng)理,國際金融集團業(yè)務(wù)總經(jīng)理,麥肯錫管理咨詢項目推廣經(jīng)理等。北大、清華、人大、上海交大、南大、浙大、廈大等10多所高?妥淌。作者從事管理咨詢、培訓(xùn)十多年,主持開發(fā)管理經(jīng)營類課程十多種,擅長管理模式、績效考核、行銷和服務(wù)技能訓(xùn)練,尤其是執(zhí)行力體系建設(shè)、制度管理、指標管理、績效管理、技能工具等層面的培訓(xùn),效果卓著,深受好評。著有暢銷圖書及光盤《制度才是真正的老板》《制度改變結(jié)果》《得心應(yīng)手抓管理》《管理規(guī)范靠臺賬》《經(jīng)營就是抓指標》《老板輕松看指標》《績效考核應(yīng)該這樣做》《中層經(jīng)理核心技能》等。
第一章 用表格管理:管人管到位,管事管到底
作為領(lǐng)導(dǎo)者,你不需要具備所有下屬、職員具備的專業(yè)知識,也不需要都清楚各個崗位的具體工作內(nèi)容是什么,你只需要保證讓員工的工作有序進行,不走偏路和彎路,盡量作更有效率。用表格管理企業(yè),不僅能讓員工更專業(yè)、高效,還能讓工作更準確、有條理。
一、管理有表格,人人都高效
二、盯人抓節(jié)點,盯事抓進度
三、事前有依據(jù),事中有指導(dǎo),事后有考核
四、凡事有標準,照著標準做
五、凡事有流程,照著流程走
六、凡事有制度,照著制度辦
七、事事有考核,沒人能特別
第二章 用表格定標準:標準管人,人人服氣
事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,千萬不要妄圖節(jié)省“麻煩”而招致更大麻煩。企業(yè)以標準為執(zhí)行標桿,從標準規(guī)范中分析問題根源,可以讓員工投注精力于事情和結(jié)果上,可以讓員工最先意識到是哪個環(huán)節(jié)沒有達到標準。如此,不僅能最快地解決問題、改進方法,也為最終的追責和處罰確立了更為精細的執(zhí)行標準,對避免員工產(chǎn)生抱怨心理有利。
一、標準要事先制定,而不是事后確定
二、標準對事不對人,要法治不要人治
三、用標準做準繩,用結(jié)果來說話
四、事事都有標準,人人都要執(zhí)行
五、執(zhí)行標準要堅持,員工才能規(guī)范化
第三章 用表格走流程:管人抓節(jié)點,管事抓進度
流程可以將一個硬件條件不足、缺乏工作經(jīng)驗的新人在很短的時間內(nèi)打造成為企業(yè)的“標準員工”。相比通過長期的培養(yǎng)付出的人力和財力,流程這一“造人”方式可以說簡單高效、成本低廉。員工能否被流程訓(xùn)練成一個高素養(yǎng)的職業(yè)化人才,還需要借助一個重要的工具——表格。
一、造物之前先造人,造人必定有流程
二、沒有規(guī)范流程,管理就是空話
三、不錯位,不缺位,不越位,人人都按流程走
四、有效控制流程節(jié)點,讓管理事半功倍
五、目標要到人,人人有事做
六、職責劃到崗位,事事有人管
第四章 用表格規(guī)范臺賬:人人有本賬,事事有記錄
規(guī)范化的臺賬記錄,能夠提升公司的管理水平,保證各項工作流程正確有效地執(zhí)行,減少扯皮推諉的不良現(xiàn)象。定期的資料報送和臺賬總結(jié)也能夠使公司上級及時掌握公司狀況和工作動向,提高工作質(zhì)量和工作效率。
一、每天都記賬,持續(xù)提升效率
二、專人有專賬,各司其職不亂
三、凡是有記錄,減少事后紕漏
四、賬本隨時翻,抓好監(jiān)督考核
五、理清工作頭緒,工作事半功倍
六、賬本妥善保管,匯報總結(jié)不難
第五章 用表格執(zhí)行制度:杜絕推諉懈怠,提升全員績效
隨著時代的進步調(diào)整制度,將自己的員工培養(yǎng)成為緊跟時代的新型人才,這將是一項偉大的成就。對待制度和流程只有尊重,才會自愿去執(zhí)行;對制度信任,才會把工作做得最好;對流程尊重,才能規(guī)范執(zhí)行。如果態(tài)度不嚴謹,執(zhí)行不規(guī)范,即使再簡單的工作,也無法百分百地按照流程執(zhí)行。
一、一個好制度,讓庸才變干將
二、管理人性化,制度嚴格化
三、執(zhí)行不打折,制度來監(jiān)管
四、強調(diào)執(zhí)行流程,按部就班拿結(jié)果
五、定好執(zhí)行制度,提高成果合格率
第六章 用表格監(jiān)督執(zhí)行:管理不靠猜,事實做依據(jù)
管理表格化是企業(yè)規(guī)范化管理的主要實施途徑。把制度轉(zhuǎn)化為表格,表格化是落實制度的重要途徑。其具備簡潔、明了、易操作的特點,易把制度化的東西轉(zhuǎn)化為可實際操作的東西。數(shù)據(jù)化是企業(yè)規(guī)范管理的現(xiàn)實體現(xiàn)。只有數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)結(jié)果。無論是制度化,還是表格化,最終能體現(xiàn)規(guī)范管理的只能是數(shù)據(jù)。
一、責權(quán)利要一表到位,執(zhí)行要一跟到底
二、任務(wù)分配表格化,規(guī)避員工坐等靠要
三、別讓表格成擺設(shè),細節(jié)落實到行動
四、用流程規(guī)范執(zhí)行,用表格來做依據(jù)
五、一切按照表格走,執(zhí)行不會有偏差
六、要做甩手掌柜,必先做好監(jiān)督流程
第七章 用表格抓考核:考核有依據(jù),輔導(dǎo)有方向
績效管理不是以鏡子的形式來找你的不足,而是為了防止犯重復(fù)的錯誤,找出通向成功的障礙,以免日后付出更大的代價?冃лo導(dǎo)這個環(huán)節(jié)最大的作用就是在于通過管理者和員工的溝通,幫助員工解決問題,從而完成整個績效管理的過程。
一、崗位責任明確,考核省時又省力
二、責任考核細化,責任大小要明確
三、打破部門城墻,讓考核不留漏洞
四、工作流程有標準,考核到位保執(zhí)行
五、績效考核有表格,看功勞不看苦勞
六、績效輔導(dǎo)有備案,避免錯誤重復(fù)犯
附錄 企業(yè)各部門管理表格工具箱
一、行政管理表
二、人事管理表
三、財務(wù)管理表
四、研發(fā)管理表
五、采購管理表
六、生產(chǎn)管理表
七、安全管理表
八、質(zhì)量管理表
九、銷售管理表
十、客戶管理表
不錯位,不缺位,不越位,人人都按流程走
很多企業(yè)老板都推崇“自動自發(fā)”、“多學(xué)多做”的工作理念,不斷地向員工輸入“公司是大家的,工作是為自己干”的思想,希望員工能夠像老板一樣關(guān)心公司的盈利,多做貢獻,多提意見。但是,真正在實際工作中,很少有人愿意主動地去做自己職責范圍之外的事情,“各人自掃門前雪,休管他人瓦上霜”恰恰就證明了人性的這一弱點。
因此,站在公司的角度考慮,與其花心思打動員工多做貢獻,倒不如花時間把每個職位的責任、權(quán)力、任務(wù)劃分清楚,嚴格要求不錯位、不缺位、不越位,讓每個員工都明確知道需要做什么,不該做什么,應(yīng)該怎么做,這樣的話工作效率反而更加理想。
孔子說:“不在其位,不謀其政!逼髽I(yè)管理也是同樣的道理,每個崗位職責都有一定的規(guī)范流程,不能越過流程擅自行事。如果公司職位權(quán)責不明,就會導(dǎo)致責任不清,推卸責任;如果工作崗位可以互相干涉,就會導(dǎo)致員工越俎代庖、各行其是的混亂場面;如果為了爭功任意越位,就會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不像領(lǐng)導(dǎo),下屬不像下屬,職權(quán)規(guī)劃就成了擺設(shè)。所以,為了避免“好心辦壞事”、“越幫越亂”的現(xiàn)象發(fā)生,企業(yè)必須制定一個完善的崗位流程,讓員工首先做好自己的本職工作。
“打工皇帝”唐駿剛?cè)胛④浌ぷ鲿r就曾經(jīng)犯過“越位”的錯誤。戴維是唐駿的直屬上司,按照微軟公司的規(guī)定,唐駿有任何問題和意見都應(yīng)該以電子郵件的方式直接請示戴維,經(jīng)過同意后,才能進行調(diào)整。
當時,唐駿和部門同事正在研發(fā)WindowsNT的測試版,幾乎每天都會出來一個新的版本。有一次,唐駿發(fā)現(xiàn)剛出的測試版本不夠穩(wěn)定,還存在一些漏洞,戴維又恰好出差不在公司無法聯(lián)系上,于是唐駿就擅作主張給同事及相關(guān)部門經(jīng)理發(fā)送了一封郵件,指出測試版本的問題,告誡大家不要使用。同時,也給戴維發(fā)了一封郵件,報告了自己的想法和做法。
原本以為,唐駿的這個做法會得到表揚和鼓勵,但意外的是,戴維出差回來后對唐駿的郵件非常生氣,批評唐駿擅自越權(quán)給部門經(jīng)理發(fā)送郵件,即使他發(fā)現(xiàn)問題對公司很有幫助,但是他的越位行為嚴重違反了公司的規(guī)定,做了他不該做的事,這對微軟這樣的外企來說是絕對不允許的。
從唐駿的案例可以看出,員工越位并不是好事。微軟公司之所以發(fā)展為世界500強企業(yè),成為全球最大的軟件供應(yīng)商,其原因之一必然與其規(guī)范化流程管理有關(guān)。
越位不允許,錯位就更不允許。在企業(yè)中,我們常?吹竭@樣一種現(xiàn)象:很多部門主管、總監(jiān)或者組長為了不影響部門的整體業(yè)績,無意中替下屬做了很多工作,希望能由此幫助下屬提升能力,但長遠看來這種做法卻是讓下屬產(chǎn)生依賴心理,永遠都不能獨立勝任工作。因此,管理者要明白,不懂得放權(quán),就永遠培養(yǎng)不出優(yōu)秀的員工;如果沒有下屬能夠取代你,那你就永遠無法獲得晉升。
下面以中國移動公司內(nèi)部培訓(xùn)師崗位職務(wù)說明書為例,看看它們的職位管理是如何規(guī)劃的。
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