前 言
●本書(shū)將公開(kāi)“做筆記”以外的所有提升工作效率的秘訣
在 2015 年出版的《零秒思考》一書(shū)中，我向讀者們說(shuō)明了如何將腦中浮現(xiàn)的想法全部寫(xiě)入一張A4紙的方法。通過(guò)該方法，不僅可以清除腦中的各種疑慮，大腦也會(huì)越來(lái)越活躍，最終達(dá)到能夠立刻思考并瞬間得出結(jié)論的水平。幸運(yùn)的是，出版此書(shū)后有不少讀者實(shí)際體驗(yàn)了 A4 紙“做筆記”的方法。
按照我推薦的方法每天堅(jiān)持寫(xiě) 10 頁(yè)以上的筆記，持之以恒，思路就能變得異常清晰。除此之外，有些讀者對(duì)工作優(yōu)先順序的把握也變得更加準(zhǔn)確，工作的效率也得到了提升。
從我自身來(lái)說(shuō)，在進(jìn)入麥肯錫公司工作的 14 年間，我接受了以“做筆記”為主的各種各樣的訓(xùn)練，與此前就職于小松制作所時(shí)相比，現(xiàn)在的工作效率完全不可同日而語(yǔ)。從麥肯錫辭職，聯(lián)合創(chuàng)立 Breakthrough Partners 公司后，我持續(xù)改進(jìn)工作方法，實(shí)現(xiàn)了工作效率的進(jìn)一步提升。
該做哪些工作，不該做哪些工作？如果該做，應(yīng)該以怎樣的順序去完成？對(duì)于每一個(gè)需要完成的工作，又該如何提升其效率？我不斷思考這些問(wèn)題，即使有忙不完的工作，最終都能沒(méi)有負(fù)擔(dān)地去完成。
在麥肯錫工作的時(shí)候，我有幾十名員工，有時(shí)候還會(huì)和客戶團(tuán)隊(duì)的數(shù)百位成員一同工作，但在 Breakthrough Partners 公司，幾乎所有的工作我都必須自己獨(dú)立完成。所以對(duì)任何事情來(lái)說(shuō)，“需求都是發(fā)明的源泉”。
從結(jié)果上看，我正在推進(jìn)多家大型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)改革，對(duì) 10多家風(fēng)投企業(yè)的經(jīng)營(yíng)提供幫助，同時(shí)每周更新 2 次博客，每年開(kāi)展 50 次以上的演講和研討會(huì)活動(dòng)。盡管如此，除了會(huì)議時(shí)間以外，我?guī)缀醵寄茉?5 分鐘之內(nèi)回復(fù)所有收到的郵件，常常讓
發(fā)送郵件的人驚訝不已。
本書(shū)的目的就是要最大限度地公布如何完成如此龐大的工作量和高效率工作的秘訣。本書(shū)從提高工作效率的基本思維方式到具體的方法論都有詳細(xì)說(shuō)明，任何人都能嘗試。這些秘訣，有的或許是你已經(jīng)知道的，有的或許是你未曾實(shí)踐的。但是，將這些秘訣有效結(jié)合起來(lái)就會(huì)產(chǎn)生巨大的能量，哪怕只是實(shí)踐其中的某一項(xiàng)秘訣，工作效率也應(yīng)該會(huì)得到明顯提升。
此外，當(dāng)你使用書(shū)中的秘訣卻無(wú)法解決問(wèn)題的時(shí)候，請(qǐng)給我發(fā)一封電子郵件（akaba@b-t-partners.com），我會(huì)盡快回復(fù)。我希望盡可能多地為讀者解答疑問(wèn)。
如果你還沒(méi)有讀過(guò)《零秒思考》，也請(qǐng)務(wù)必閱讀一次。就如同本書(shū)第 3 章所寫(xiě)的，讓大腦保持在一定程度的良好狀態(tài)下運(yùn)轉(zhuǎn)是進(jìn)一步提升工作效率的一大前提。
在每天寫(xiě) 10 頁(yè)筆記的同時(shí)，積極實(shí)踐本書(shū)中展示的所有提高工作效率的方法，那可就真是如虎添翼了。
●關(guān)于“快”與“早”
雖然有些老生常談，但在一開(kāi)始思考工作效率時(shí)，不可或缺的兩個(gè)關(guān)鍵詞是“快”與“早”，以下將詳細(xì)說(shuō)明這點(diǎn)。
“快” 是指推進(jìn)工作的速度， 相當(dāng)于英語(yǔ)中的“fast”這個(gè)單詞。 以怎樣的速度準(zhǔn)確地把握問(wèn)題、 解決問(wèn)題并得出成果，“ 快” 就是指在單位時(shí)間內(nèi)的工作效率。 速度越快，制作資料的時(shí)間、 舉行會(huì)議的時(shí)間、 完成某項(xiàng)工作的時(shí)間都會(huì)相應(yīng)縮短， 繼而取得成果。這樣一來(lái)， 就有充分的時(shí)間去完成你想要完成的其他工作，或者更應(yīng)該完成的工作，進(jìn)一步推動(dòng)良性循環(huán)。 因此，我一直都非常重視“ 快”。
為了進(jìn)一步提升工作效率， 對(duì)電子郵件的書(shū)寫(xiě)方式、通過(guò)電子郵件溝通的方式、 資料的制作方式、 資料循環(huán)利用的方式以及舉行會(huì)議的方式等， 我通過(guò)反復(fù)積累， 找到了許多秘訣。 如果把我在小松制作所時(shí)的工作速度比作 1，那么在麥肯錫時(shí)的工作速度則提升了 3 —5倍， 在熟練運(yùn)用本書(shū)介紹的各種方法后， 我進(jìn)一步感受到了工作效率的提升。 我現(xiàn)在的工作時(shí)長(zhǎng)和在小松制作所時(shí)的工作時(shí)長(zhǎng)相差無(wú)幾， 但是工作的質(zhì)量和成果卻在不斷提高。
“ 早” 是指清早、 早起等時(shí)序在先的單詞， 相當(dāng)于英語(yǔ)中的“early” 這個(gè)單詞。 即使速度相同， 如果盡早開(kāi)始，就能提前規(guī)劃好工作， 避免浪費(fèi)時(shí)間。
因此， 與提高工作效率同等重要的就是“ 早”， 我也極其重視“ 早”。 趕早就能先發(fā)制人， 做好準(zhǔn)備工作， 減少時(shí)間的浪費(fèi)， 容易形成良性循環(huán)。
第2章中有一個(gè)重要的關(guān)鍵詞， 那就是“ 良性循環(huán)”。 不論是工作時(shí)間還是私人時(shí)間， 對(duì)于“ 怎樣做才能形成良性循環(huán)”“ 怎樣做才能進(jìn)一步推動(dòng)良性循環(huán)” 這樣的問(wèn)題， 我總是抱有極大的興趣， 并不斷思考其答案�！� 良性循環(huán)” 并不是偶然發(fā)生的結(jié)果， 而是有意為之的產(chǎn)物。 永遠(yuǎn)不要有“ 不經(jīng)意間就進(jìn)入了某種良性循環(huán)，真幸運(yùn)！”這樣的想法。只要經(jīng)過(guò)努力，有意識(shí)地做好規(guī)劃， 那么進(jìn)入良性循環(huán)的概率就能大幅提高。
綜上所述，雖然我常常思考“如何快速地推進(jìn)工作”以及“如何盡早開(kāi)始工作并結(jié)束工作”，但在書(shū)中則統(tǒng)一以“快”字來(lái)代表兩者，所以本書(shū)的核心就是“速度能夠解決一切問(wèn)題”。另外，本書(shū)多次使用的“快”和“速度”等詞語(yǔ)中實(shí)際上也還包含了“早”的含義，敬請(qǐng)理解。
前 言 1
第 1 章 啟發(fā)思考 1
1.1 將浮現(xiàn)在腦中的意象、感覺(jué)變成語(yǔ)言 3
1.2 以自如準(zhǔn)確地使用語(yǔ)言為目標(biāo) 9
1.3 捕捉語(yǔ)言的核心意思和偏差 13
1.4 避免膚淺及徒勞無(wú)功的思考 18
1.5 “沉思默想”及“滔滔不絕”都是誤區(qū) 2
第 2 章 零秒思考，你也可以做到 27
2.1 多花時(shí)間并不意味著思考可以深入 29
2.2 當(dāng)機(jī)立斷的能者及優(yōu)秀的經(jīng)營(yíng)者 32
2.3 終極目標(biāo)：零秒思考 37
2.4 零秒思考和信息收集 41
2.5 通過(guò)做筆記掌握零秒思考 45
2.6 做筆記的好處 50
第 3 章 如何做筆記才能實(shí)現(xiàn)零秒思考 61
3.1 寫(xiě)標(biāo)題的方法 65
3.2 寫(xiě)正文的方法 74
3.3 想到的事，不論是什么，先寫(xiě)下來(lái) 86
3.4 筆記寫(xiě)在 A4 紙的背面 89
3.5 每天做 10 頁(yè)筆記 92
3.6 每頁(yè) 1 分鐘，一想到就立刻寫(xiě)下來(lái) 95
3.7 不能用筆記本、日記本、word 的原因 10
3.8 筆記控制在 1 分鐘內(nèi)，在任何地方都可以寫(xiě) 104
3.9 情緒要再三思考后再寫(xiě)入筆記 108
3.10 不同狀況、需求下的筆記題目范例 111
第 4 章 充分利用筆記 137
4.1 深入挖掘筆記更有效 139
4.2 多角度地寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題 148
4.3 筆記的拓展 154
4.4 筆記和邏輯樹(shù)的關(guān)系 156
4.5 從筆記中歸納企劃書(shū) 158
4.6 讓同事和家人也記筆記 170
第 5 章 筆記的整理和活用方法 173
5.1 分類放在透明文件夾中進(jìn)行整理 175
5.2 重新審視文件夾的分類 182
5.3 做筆記之后 186
后 記 191
出版后記 193
1.1 為什么工作效率如此低下？
白領(lǐng)的工作效率真的這樣低下嗎？
和其他國(guó)家相比，日本白領(lǐng)的工作效率（勞動(dòng)力等投入成本與其產(chǎn)生的價(jià)值和產(chǎn)出之間的比例）特別低。從我自身的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，也不得不承認(rèn)這一點(diǎn)。只要探討一下這個(gè)話題，就能接二連三地發(fā)現(xiàn)白領(lǐng)的工作效率確實(shí)存在很大的提升空間。
與其他國(guó)家工作效率的量化比較可交給管理學(xué)的專家們?nèi)ソ鉀Q，我們?cè)谶@里了解一下在日本企業(yè)的實(shí)際工作現(xiàn)狀：
◎ 會(huì)議又多又冗長(zhǎng)
◎ 會(huì)議的參會(huì)人很多，但是參加會(huì)議卻一言不發(fā)的人也有很多
◎ 會(huì)議中退回提案或者被要求重新討論的情況很多
◎ 除了會(huì)議以外，在職場(chǎng)中很多時(shí)候上司會(huì)發(fā)表長(zhǎng)篇大論，或進(jìn)行比較隨意地討論
◎ 每個(gè)工作項(xiàng)目都要求員工制作大量的文件。很多時(shí)候還要求重新制作
◎ 上司下達(dá)的指示相當(dāng)不明確，卻又對(duì)員工的工作給予很高的要求。員工有時(shí)不得不重復(fù)工作
◎ 上司希望通過(guò)某項(xiàng)工作達(dá)成某種目標(biāo)，但這樣的目標(biāo)往往不明確，還希望員工花大量時(shí)間去解決問(wèn)題
◎ 上司沒(méi)有下班之前員工不好意思離開(kāi)辦公室。員工不會(huì)在短時(shí)間內(nèi)完成工作，實(shí)際上也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成工作
◎ 缺乏守時(shí)的觀念。缺乏在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)前完成規(guī)定工作的意識(shí)
◎ 很多時(shí)候員工都不得不免費(fèi)加班。因此，加班時(shí)候的狀態(tài)也比較消極
上述情況真是隨處可見(jiàn)。
大型企業(yè)也好，小型企業(yè)也罷，甚至連視效率如生命的創(chuàng)業(yè)公司，召開(kāi)的會(huì)議也是又多又冗長(zhǎng)。并且開(kāi)會(huì)的時(shí)候總有人長(zhǎng)篇大論、喋喋不休。比起提出明確的論點(diǎn)、干脆簡(jiǎn)潔地得出一個(gè)結(jié)論，人們總是希望花大量的時(shí)間來(lái)仔細(xì)討論某個(gè)問(wèn)題。
如果真的有必要仔細(xì)討論某個(gè)問(wèn)題，或者不斷深入探討并得出的結(jié)論，那么多花費(fèi)一些時(shí)間也是值得的，但有時(shí)候人們只是為了推卸責(zé)任而消磨時(shí)間，或者由于無(wú)法作決斷而召開(kāi)冗長(zhǎng)的會(huì)議。
除了會(huì)議時(shí)間以外，員工還常常在工作中被上司叫去。如果是關(guān)于工作的具體指示，那暫且不談，但更多的時(shí)候卻是上司一個(gè)勁兒地講述自己的工作經(jīng)驗(yàn)、當(dāng)年之勇或者是一些瑣碎又冗長(zhǎng)的雜談。并且除了上司以外，員工還時(shí)不時(shí)與前輩、同事進(jìn)行毫無(wú)時(shí)間成本概念的討論。并且如果不主動(dòng)參與討論，就會(huì)被人認(rèn)為是“難打交道的人”。
談到免費(fèi)加班這件事，對(duì)于契約觀念根深蒂固的歐美社會(huì)來(lái)說(shuō)是難以想象的，但是在日本的許多公司里免費(fèi)加班卻是司空見(jiàn)慣，人們甚至認(rèn)為在上司離開(kāi)辦公室后才下班是種美德。
如果無(wú)視上司而按時(shí)下班的話，就會(huì)被視作“現(xiàn)在的年輕人真是不懂事”。在上司下班后，所有團(tuán)隊(duì)成員才開(kāi)始準(zhǔn)備下班，這樣的情景到底意味著什么？當(dāng)然如果某項(xiàng)工作必須在當(dāng)天完成的話，那么不論上司幾點(diǎn)下班，都必須今日事今日畢。但歸根結(jié)底，上述情景都與想要全速推進(jìn)工作、完成工作的意識(shí)背道而馳。
工作效率低下的三大原因
如果說(shuō)日本白領(lǐng)的工作效率低下，那么其原因何在呢？我個(gè)人的假說(shuō)如下所示：
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企劃、人事、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、質(zhì)量管理、售后服務(wù)、公關(guān)等工作量不斷增加。為了完成增加的工作量而增加人手，進(jìn)一步提高競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)得以成長(zhǎng)，收益一路上漲。這真是非常理想的狀態(tài)。
但是同時(shí)，為了協(xié)調(diào)各方而召開(kāi)的會(huì)議、為了分享信息而召開(kāi)的會(huì)議、隨之而來(lái)的資料制作、為了發(fā)送制作好的資料而召開(kāi)的會(huì)議、召開(kāi)會(huì)議前的溝通以及溝通之前的準(zhǔn)備會(huì)議等活動(dòng)所產(chǎn)生的“不產(chǎn)出任何利益的時(shí)間”也同樣在加速增長(zhǎng)。
這樣的情景在任何一個(gè)國(guó)家或多或少都能見(jiàn)到，但是在日本企業(yè)中，那真是特別常見(jiàn)。
在工作中，由于各部門的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于某些問(wèn)題無(wú)法獨(dú)自作出決定，所以他們會(huì)與員工討論，在考慮員工想法的同時(shí)，又要在工作崗位和部門領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)。然后再次與員工討論，取
得一致意見(jiàn)后，又要開(kāi)始準(zhǔn)備在社長(zhǎng)面前作正式報(bào)告，這樣煩冗的流程將一直持續(xù)。一旦報(bào)告被駁回的話，那么所有的流程又要從頭再來(lái)一次。
我認(rèn)為日本白領(lǐng)的工作效率低下的三大主要原因是“眾多管理層和部門領(lǐng)導(dǎo)人無(wú)法自己作決定和推進(jìn)工作”“部門內(nèi)外協(xié)調(diào)后的再次協(xié)調(diào)”以及“隨之而來(lái)的龐雜冗繁的資料制作”。
其中最為嚴(yán)重并且是問(wèn)題根源所在的一點(diǎn)是“眾多管理層和部門領(lǐng)導(dǎo)人無(wú)法自己作決定和推進(jìn)工作”。在經(jīng)濟(jì)高速成長(zhǎng)時(shí)期，任何商品都能輕易暢銷，這樣的弱點(diǎn)并不明顯，但是到了今天，卻給企業(yè)造成了嚴(yán)重的拖累。如果能夠自己作決定、迅速推進(jìn)工作的話，“部門內(nèi)外協(xié)調(diào)后的再次協(xié)調(diào)”以及“隨之而來(lái)的龐雜冗繁的資料制作”也就沒(méi)有必要了。
能夠自己作決定并推進(jìn)工作，簡(jiǎn)而言之，就是一種“工作能力的體現(xiàn)”。也就是說(shuō)，這樣的人往往都是很自信的管理者，或者其上司非常少。這一問(wèn)題并不僅限于部門領(lǐng)導(dǎo)，過(guò)去的數(shù)十年里，在社長(zhǎng)和管理層中也很常見(jiàn)。如果不是因?yàn)檫@個(gè)原因，在經(jīng)濟(jì)高速成長(zhǎng)期之后，日本的大型制造企業(yè)大部分經(jīng)營(yíng)也不會(huì)惡化到如今的地步，其總市值和美國(guó)企業(yè)之間差距也不會(huì)如此之大。
20世紀(jì)80年代以后，企業(yè)取得成功的主要因素發(fā)生了變化。僅僅依靠硬件就能維持巨大利潤(rùn)的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，軟件和服務(wù)的重要性與日俱增。思科、甲骨文、微軟、谷歌、蘋果等企業(yè)實(shí)現(xiàn)了極速發(fā)展，IBM和GE（通用電氣公司）等企業(yè)則大幅度地轉(zhuǎn)變了經(jīng)營(yíng)方向，例如IBM在2005年賣掉了PC（個(gè)人計(jì)算機(jī)）部門。
此外，圍繞著眾多的顧客和用戶做平臺(tái)化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上向開(kāi)發(fā)商和供貨商提供商業(yè)平臺(tái)，從其收入中抽取30% 40%的分成，這樣的商業(yè)模式已經(jīng)廣泛普及。這也是蘋果、安卓、臉書(shū)共同的商業(yè)模式。
對(duì)于這些商業(yè)模式，日本企業(yè)的應(yīng)對(duì)措施是極其滯后的。人們絲毫沒(méi)有注意到銳意進(jìn)取的美國(guó)企業(yè)的新戰(zhàn)略，或者即使注意到了，因?yàn)榭謶趾筒话捕鴽](méi)有采取任何相應(yīng)的行動(dòng)，繼而在企業(yè)發(fā)展方向上沒(méi)有做出必要的轉(zhuǎn)變，業(yè)績(jī)不斷惡化，對(duì)白領(lǐng)工作效率低下的情況也視而不見(jiàn)�？偸侨狈�(shí)踐，或者即使實(shí)踐了也無(wú)法有效阻止業(yè)績(jī)惡化，在這個(gè)過(guò)程中，工作效率低下的會(huì)議有增無(wú)減，人們?cè)趦?nèi)部討論和制作文件上反而花費(fèi)更多的時(shí)間。
提高工作效率的關(guān)鍵在于“速度”
除一部分非常優(yōu)秀的企業(yè)之外，大部分公司參與決策的管理層和部門領(lǐng)導(dǎo)都面臨著巨大的難題。這些難題導(dǎo)致工作效率低下。對(duì)于這些本質(zhì)性的問(wèn)題，在企業(yè)層面很有必要盡早著手解決，但是作為個(gè)人來(lái)說(shuō)，只能圍繞“部門內(nèi)外協(xié)調(diào)后的再次協(xié)調(diào)”以及“隨之而來(lái)的龐雜冗繁的資料制作”來(lái)提升工作效率。
工作效率較高，也就意味著在短時(shí)間內(nèi)能夠取得較大的成果。其他人需要花好幾天的時(shí)間才能完成的企劃書(shū)，你只需要幾分之一的時(shí)間就能完成，并且完成的質(zhì)量也很高，這樣不僅僅能夠迅速獲得上司的認(rèn)可，還能迅速地走完公司內(nèi)部的各種批準(zhǔn)流程。
例如，想要制作一份企劃書(shū)時(shí)，就需要把握好下述要點(diǎn)，迅速完成各個(gè)步驟，并以極高的質(zhì)量來(lái)推進(jìn)工作。
�、� 需要寫(xiě)什么，要向讀者傳達(dá)什么，明確地把握企劃書(shū)的整體綱要
② 以顧客需求、競(jìng)爭(zhēng)狀況和業(yè)界的動(dòng)向?yàn)榛A(chǔ)，寫(xiě)出具有說(shuō)服力的文章
③ 準(zhǔn)確把握公司內(nèi)部的決策過(guò)程，采用有效的、易于接受的表達(dá)方式
④ 能夠迅速確定內(nèi)容，迅速地和各工作崗位協(xié)調(diào)
⑤ 提出超出上司預(yù)期的建議
因?yàn)楣ぷ髻|(zhì)量的改善在某種意義上也需要經(jīng)驗(yàn)的積累，所以很難在短時(shí)間內(nèi)看到成果，但是只要找準(zhǔn)秘訣，工作速度就能不斷提升。這樣一來(lái)就能迅速多次地應(yīng)用PDCA管理循環(huán)
在習(xí)慣某項(xiàng)工作之前就能提高其工作質(zhì)量。因?yàn)檠杆偻瓿晒ぷ骱�，如果還有剩余的時(shí)間，就可以推敲工作內(nèi)容，獲取反饋，或者進(jìn)行額外檢查等。
在提升工作效率的同時(shí)，認(rèn)真地執(zhí)行上述① ~ ⑤的步驟，那么工作時(shí)間便自然而然地縮短至平時(shí)的幾分之一，工作在整體上也會(huì)進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。但另一方面，如果過(guò)度重視工作質(zhì)量的話，那就很難在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，很多時(shí)候不要說(shuō)應(yīng)用PDCA管理循環(huán)，甚
至連基本的工作要求都無(wú)法滿足。工作一旦進(jìn)入了惡性循環(huán)，要再想從中擺脫出來(lái)就變得極其困難，這一點(diǎn)尤其需要注意。雖然也有例外，但是白領(lǐng)在工作中的關(guān)鍵就是對(duì)速度的重視。
……
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