1．認(rèn)真辨析詞義，仔細(xì)區(qū)別詞的感情色彩，選用最確切的詞漢語(yǔ)的詞匯很豐富，同義詞、近義詞極多。辨析詞義，就是要在寫(xiě)作中注意區(qū)別同義詞、近義詞的細(xì)微差別。如：“批評(píng)、批判”，“阻止、制止”，“災(zāi)害、災(zāi)難”，這三組詞是近義詞，前一詞的語(yǔ)義要輕于后者。
　　另外，詞匯中有相當(dāng)一部分詞語(yǔ)是帶有一定的感情色彩的，或褒或貶，或莊或諧，因而使用起來(lái)要細(xì)加區(qū)別。
　　2．造句要合乎語(yǔ)法、邏輯造句要合乎語(yǔ)法，通常須注意句子的成分要完整、詞語(yǔ)的搭配要恰當(dāng)、關(guān)聯(lián)詞的使用要正確以及消除歧義等。語(yǔ)句有邏輯錯(cuò)誤，讀者理解的字面意思往往與作者想要表達(dá)的意思南轅北轍，甚至無(wú)法理解。要符合邏輯，就是說(shuō)撰寫(xiě)的應(yīng)用文概念要明確，判斷要恰當(dāng)，推理要有依據(jù)，不能有語(yǔ)病。試看下面幾例：
　　①全體同志要認(rèn)真執(zhí)行規(guī)章制度。
　�、谠V訟費(fèi)用20元由原告負(fù)責(zé)。
　�、鄯蚱蕻a(chǎn)生矛盾，切忌不可動(dòng)手打人。
　　例①“制度”應(yīng)當(dāng)與“遵守”相配，與“執(zhí)行”不相合，搭配不當(dāng)。例②“負(fù)責(zé)”一語(yǔ)在這里也可解釋為：原告負(fù)責(zé)向被告收取，原告并不負(fù)擔(dān)。句中“負(fù)責(zé)”與“訴訟費(fèi)用”搭配不當(dāng)，“負(fù)責(zé)”應(yīng)改為“負(fù)擔(dān)”。例③“切忌”與“不可”連用，字面表達(dá)的意思與作者的本意正好相反，應(yīng)該刪去其一才合作者的原意。
　　3．遣詞用語(yǔ)要規(guī)范規(guī)范，是指語(yǔ)言形式要遵守約定俗成的語(yǔ)言習(xí)慣，不隨意打破語(yǔ)言習(xí)慣，不自造新詞，不濫用方言土語(yǔ)。
　　應(yīng)用文特別是公文、事務(wù)文書(shū)和專業(yè)文書(shū)，使用名稱、時(shí)間、數(shù)量要規(guī)范。機(jī)關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱，使用縮略語(yǔ)要慎重。公文中表示時(shí)問(wèn)要完整，成文時(shí)間一定要將年月日寫(xiě)全。表達(dá)數(shù)量要清楚，特別是表示增減時(shí)，要避免邏輯錯(cuò)誤。例如：“他是市勞模，每月的工作量都超過(guò)定額的50％。”該句在表達(dá)數(shù)字時(shí)就嚴(yán)重錯(cuò)誤。
　　不同的文體需用不同語(yǔ)體。一般說(shuō)來(lái)，口語(yǔ)、方言、俚俗語(yǔ)和生動(dòng)形象的語(yǔ)言大多用于文藝語(yǔ)體，應(yīng)用文體則一般不用，用得最多的是書(shū)面語(yǔ)。
　　4．注意語(yǔ)義的確定性應(yīng)用文要準(zhǔn)確如實(shí)地反映客觀事物，就必須對(duì)反映客觀事物的詞語(yǔ)的外延和內(nèi)涵作出精確限定，使語(yǔ)義具有確定性，避免產(chǎn)生歧義。試看下面幾例：
　�、倏h級(jí)以上各級(jí)人民政府工商行政管理部門依法對(duì)企業(yè)名稱、商品名稱以及廣告的用語(yǔ)用字進(jìn)行管理和監(jiān)督。
　　②各位學(xué)員請(qǐng)于十五日前來(lái)報(bào)到。
　　例①?gòu)谋O(jiān)督職能部門、依據(jù)以及監(jiān)督的范圍三個(gè)方面對(duì)“管理和監(jiān)督”進(jìn)行限制和說(shuō)明，使得“管理和監(jiān)督”的具體職責(zé)非常明確。例②到底是“十五日”還是“十五日前”？語(yǔ)義不明。
　�。ǘ�）簡(jiǎn)明精煉
　　“文貴精不貴多”，應(yīng)用文體的語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)練，即用最經(jīng)濟(jì)的筆墨寫(xiě)出最豐富的內(nèi)容。做到“文約事豐”、“言簡(jiǎn)意賅”。應(yīng)用文體大都有明確具體的目的，是因事行文，因此特別注意實(shí)效。而且，現(xiàn)代社會(huì)的生活節(jié)奏越來(lái)越快，時(shí)間和信息已成最重要的因素之一。應(yīng)用文體要講究效率，傳遞高密度的信息，縮短時(shí)間，必須使語(yǔ)言簡(jiǎn)練。做到語(yǔ)言簡(jiǎn)練，須從以下幾方面入手。
　　1．抓住問(wèn)題關(guān)鍵，刪繁就簡(jiǎn)老舍先生說(shuō)過(guò)：“思想不精辟，無(wú)從寫(xiě)出簡(jiǎn)潔有力的文字。”這就是說(shuō)，寫(xiě)作者如果抓不住事物的本質(zhì)、問(wèn)題的癥結(jié)，行文自然就談不上簡(jiǎn)練。
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