第1 章 做一名合格的行政管理者

行政管理體系是企業(yè)的中樞神經(jīng)，其對于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展等

都具有推動作用。行政管理的工作范疇涉及的面很廣，小到辦公用品的支

出，大到企業(yè)各種制度的建立，因此要做一名合格的行政管理者并不容易。

1.1 不再為行政部的工作所困擾 /2

1.1.1 把瑣事做好也是一門藝術(shù) /2

1.1.2 行政部崗位職責(zé)大揭秘 /3

1.1.3 行政人員應(yīng)有的心態(tài) /5

1.1.4 行政部如何制訂工作計劃 /6

1.2 練好行政管理的基本功 /8

1.2.1 行政管理從入門到提高 /8

1.2.2 做行政管理要具備什么能力 /9

1.2.3 有效的管理溝通不可少 /11

1.2.4 做一個出色的行政人員 /13

C O N T E N T S

II.

行政管理與費(fèi)用管控實操手冊

第2 章 行政人事管理

行政和人事實際上屬于不同的管理范疇。大型公司會分別設(shè)立行政部

和人力資源部兩個部門，安排行政工作和人事工作獨立運(yùn)作。但大多數(shù)中小

型公司是將行政部和人事部合二為一，安排一個部門負(fù)責(zé)兩大模塊的工作。

2.1 員工招聘與面試管理 /18

2.1.1 人力資源規(guī)劃，明確人員配置 /18

2.1.2 需要的人才從哪里來 /21

2.1.3 優(yōu)化招聘流程，提高招聘效率 /22

2.1.4 管理人員要當(dāng)一個好的面試官 /23

2.1.5 面試應(yīng)獲得哪些信息 /25

2.1.6 員工錄用管理應(yīng)規(guī)范 /27

2.2 員工培訓(xùn)管理 /28

2.2.1 事前準(zhǔn)備越充分，工作越輕松 /29

2.2.2 人員分析確定培訓(xùn)類型和方法 /30

2.2.3 規(guī)范流程，確保培訓(xùn)高效實施 /32

2.2.4 培訓(xùn)與開發(fā)的效果評估 /33

2.3 員工日常管理 /35

2.3.1 對員工出勤進(jìn)行考察管理 /35

2.3.2 如何實現(xiàn)員工出差管理 /37

2.3.3 員工管理中如何做到獎懲有度 /38

2.3.4 員工崗位異動管理 /39

第3 章 行政日常辦公管理

企業(yè)的辦公資源包括辦公環(huán)境、辦公用品和辦公設(shè)備等，對這些資源

.III

目 錄

進(jìn)行規(guī)范化管理，可以讓員工合理使用各種資源，培養(yǎng)節(jié)儉的良好習(xí)慣，

從而降低企業(yè)運(yùn)營成本，提高辦公效益。

3.1 辦公環(huán)境管理 /48

3.1.1 辦公室工作環(huán)境管理 /48

3.1.2 運(yùn)用5S 現(xiàn)場管理法 /49

3.1.3 辦公室前臺，辦公室的開始 /52

3.2 辦公用品管理 /53

3.2.1 辦公用品采購規(guī)范流程 /53

3.2.2 辦公用品領(lǐng)用管理 /54

3.2.3 完善辦公用品的使用管理 /56

3.2.4 辦公用品的驗收入庫 /57

3.3 辦公設(shè)備管理 /58

3.3.1 提高辦公設(shè)備使用效率的流程設(shè)計 /58

3.3.2 辦公設(shè)備采購管理 /60

3.3.3 辦公設(shè)備維修管理 /62

3.3.4 辦公設(shè)備報廢管理 /64

3.3.5 如何提高辦公設(shè)備管理效率 /66

第4 章 會議、接待和電話管理

對企業(yè)來說，會議是解決問題的手段之一，而在商務(wù)活動日益頻繁的

今天，規(guī)范的接待模式和電話回復(fù)可幫助企業(yè)樹立良好的品牌形象。

4.1 會議工作管理 /72

4.1.1 會議前要做好哪些準(zhǔn)備工作 /72

IV.

行政管理與費(fèi)用管控實操手冊

4.1.2 布置會議現(xiàn)場有講究 /74

4.1.3 會議期間的中心任務(wù) /77

4.1.4 如何寫一份高質(zhì)量的會議記錄 /79

4.1.5 會議文件的收集歸檔 /81

4.2 辦公室接待管理 /82

4.2.1 行政接待的禮儀要求 /82

4.2.2 訪客的引導(dǎo)與接待 /84

4.2.3 如何接待重要的客人 /85

4.2.4 公司接待標(biāo)準(zhǔn)及流程設(shè)計 /87

4.3 電話管理 /88

4.3.1 行政接待人員電話接聽禮儀 /88

4.3.2 行政接待人員電話撥打禮儀 /91

4.3.3 投訴電話的處理 /92

4.3.4 電話的申請與發(fā)放 /94

4.3.5 正確使用電話的規(guī)范 /97

第5 章 檔案、文件和印章管理

檔案、文件是企業(yè)重要的信息資源，這些資料對企業(yè)來說都有重要價

值，是企業(yè)對工作進(jìn)行考查的一種憑據(jù)。而印章因為是企業(yè)的公章，是企

業(yè)行為的證明，其重要性不言而喻。

5.1 檔案管理 /102

5.1.1 檔案管理包括哪些內(nèi)容 /102

5.1.2 文書檔案案卷封面填寫格式 /104

.V

目 錄

5.1.3 案卷卷內(nèi)文件目錄的制作 /105

5.1.4 檔案借閱的工作流程 /106

5.2 文件管理 /108

5.2.1 收文工作的標(biāo)準(zhǔn)要求 /108

5.2.2 發(fā)文工作的標(biāo)準(zhǔn)要求 /109

5.2.3 工作文件資料的日常整理 /110

5.2.4 如何有效管理電子文檔 /111

5.2.5 文件復(fù)印與打印管理 /114

5.3 印章管理 /115

5.3.1 公司印章的分類和用途 /115

5.3.2 印章保管的要求 /116

5.3.3 印章的使用要求規(guī)定 /118

第6 章 行政辦公其他事務(wù)的管理

在日常辦公中，很多與企業(yè)員工息息相關(guān)的事務(wù)都需要行政部來管理，

如員工名片的印制、辦公室鑰匙的保管、員工心理健康的管理等。

6.1 名片管理 /126

6.1.1 企業(yè)名片應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范化 /126

6.1.2 名片的申請、印制和領(lǐng)取 /128

6.1.3 商務(wù)活動中名片的正確使用 /130

6.2 鑰匙管理 /132

6.2.1 公司鑰匙使用情況匯總 /132

6.2.2 使公司鑰匙管理規(guī)范化 /134

VI.

行政管理與費(fèi)用管控實操手冊

6.3 后勤服務(wù)管理 /137

6.3.1 辦公室安全管理 /137

6.3.2 員工心理健康管理 /140

6.3.3 員工宿舍管理 /141

第7 章 從全局出發(fā)控制行政管理費(fèi)用

管理費(fèi)用是企業(yè)行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的各

種費(fèi)用。行政部要對管理費(fèi)用進(jìn)行控制，要從全局出發(fā)，做好預(yù)算管理，

還要對過程進(jìn)行監(jiān)督、控制。

7.1 預(yù)算管理是有效的控制 /146

7.1.1 管理費(fèi)用預(yù)算的流程 /146

7.1.2 精打細(xì)算管理費(fèi)用預(yù)算 /147

7.1.3 制定管理費(fèi)用預(yù)算方案 /150

7.1.4 預(yù)算調(diào)整需不需要 /151

7.2 行政管理費(fèi)用預(yù)算控制要點 /153

7.2.1 行政管理費(fèi)用的類別 /153

7.2.2 不同費(fèi)用的預(yù)算方法 /155

7.3 直接節(jié)省開支的使用控制 /156

7.3.1 把握使用控制的流程 /156

7.3.2 幫助員工養(yǎng)成節(jié)約降耗習(xí)慣 /158

7.3.3 提高行政管理費(fèi)用支出的有效性 /159

7.3.4 行政管理費(fèi)用支出的報銷控制 /160

.VII

目 錄

第8 章 人事管理費(fèi)用成本控制

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營離不開員工的付出與勞動，相應(yīng)地企業(yè)要因使用勞動

者而支付直接和間接的費(fèi)用，這些費(fèi)用就是企業(yè)的人力成本。企業(yè)需要對

其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

8.1 招聘成本的控制 /166

8.1.1 招聘成本核算和分析 /166

8.1.2 招聘穩(wěn)定員工也是降低成本 /168

8.1.3 明確用人標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目選擇 /170

8.1.4 招聘直接成本控制方法 /171

8.2 員工開發(fā)成本控制 /173

8.2.1 崗位培訓(xùn)費(fèi)用控制的關(guān)鍵 /174

8.2.2 如何低成本培養(yǎng)人才 /175

8.2.3 培訓(xùn)輔助費(fèi)用的合理控制 /176

8.3 員工用工成本的控制 /177

8.3.1 簡化機(jī)構(gòu)，精簡人員 /178

8.3.2 降低基本工資，提高績效工資 /180

8.3.3 合理安排工作，管控加班費(fèi)用 /182

8.4 員工離職成本的控制 /185

8.4.1 員工的離職成本到底有多高 /185

8.4.2 如何降低員工的離職成本 /186

8.4.3 完善員工離職管理制度 /188

VIII.

行政管理與費(fèi)用管控實操手冊

第9 章 行政管理費(fèi)用精細(xì)化控制

辦公費(fèi)、差旅費(fèi)以及招待費(fèi)等費(fèi)用都是行政辦公中常涉及的費(fèi)用。本

章將從這幾項費(fèi)用出發(fā)，進(jìn)行費(fèi)用管理，減少不合理的費(fèi)用開支。

9.1 辦公費(fèi)的控制 /194

9.1.1 辦公費(fèi)用控制的關(guān)鍵點 /194

9.1.2 有效降低采購費(fèi)用的方法 /195

9.1.3 如何管控辦公設(shè)備修理費(fèi) /196

9.2 員工差旅費(fèi)用的控制 /198

9.2.1 有效控制差旅費(fèi)支出 /198

9.2.2 差旅費(fèi)報銷的控制措施 /200

9.2.3 減少差旅費(fèi)的方法 /201

9.3 電話通訊費(fèi)用的控制 /204

9.3.1 對電話支出進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)控制 /204

9.3.2 明確電話通訊費(fèi)報銷程序 /205

9.3.3 出差通訊補(bǔ)貼費(fèi)用控制 /206

9.3.4 利用即時通訊軟件降低費(fèi)用 /207

9.4 會議成本的控制 /209

9.4.1 計算會議的成本 /209

9.4.2 常見的浪費(fèi)會議成本的現(xiàn)象 /210

9.4.3 高效召開會議降低會議成本 /211

9.5 招待費(fèi)用的控制 /212

9.5.1 招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制 /212

9.5.2 招待費(fèi)的使用過程控制 /213